Funkcjonalność :

Charakterystyka systemu

System Obiegu Dokumentów NS-SOD jest to zbiór programów , stron www i funkcjonalnej obsługi urządzeń peryferyjnych pozwalających na pełną obsługę dokumentów w firmie, urzędzie lub dowolnej instytucji. System pozwala na zarządzanie dokumentami, sprawami, korespondencją. Obsługuje dowolne rejestry definiowalne występujące w kancelarii, sekretariacie, działach i innych strukturach organizacyjnych zarówno dużych korporacji i firm przemysłowych jak i małych prywatnych firm, instytucji, oraz różnej skali urzędów. Może obsługiwać zarówno duże bazy (IBM , Oracle, MS SQL Server), jak również bezpłatne serwery SQL (Open source – FireBird). System pozwala na pracę grupową nad dokumentem, automatycznie dbając o ich wersjonowanie oraz składowanie historycznych wersji. System Obiegu Dokumentów NS-SOD doskonale wspomaga realizację procedur ISO. Pozwala również kreować własne procedury załatwiania spraw, procedury procesów technologicznych lub inne procedury zdarzeń, które można zdefiniować jako szablon sposobu załatwienia danej sprawy. Szablony wykonywania procedur (spraw) mogą posiadać dowolną ilość etapów ich załatwienia. Na każdym etapie załatwienia sprawy można zapisać wymagane czynności i dokumenty, oraz personalnie wyznaczyć osoby odpowiedzialne i wykonujące dany etap. Ponadto można określić czas wymagany na wykonanie etapu, aby na bieżąco kontrolować opóźnienia w wykonywaniu założonych procedur, spraw lub procesów technologicznych. System obiegu Dokumentów posiada wbudowane mechanizmy informujące o opóźnieniach w realizacji procedur (spraw) , ponadto posiada mechanizmy dodawania własnych przypomnień i komunikatorów. Dla poszczególnych klientów (urzędy, instytucje, firmy) istnieją wersje systemu zawierające moduły specyficzne dla segmentu rynku który mają obsłużyć (np. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla Urzędów Administracji). Poprzez przypisanie jednoznacznego klienta (firmy, petenta, instytucji, osoby fizycznej, urzędu itp …) do każdego wystąpienia zdarzenia, dokumentu, sprawy, korespondencji lub innej dowolnej informacji (np. telefonu, sms-a, protokołu itd …) system pozwala na przejęcie części funkcjonalności typowych dla systemów klasy CRM. Dzięki temu można śledzić całą wymianę informacji z wybranymi szeroko rozumianymi klientami. Z czasem system staje się bazą wiedzy o klientach zewnętrznych. Dodatkowo może wspomagać zarządzanie relacjami typu klient – firma, urząd – petent, instytucja – obywatel.

Okno główne programu NS-SOD

[1] Menu główne
Menu główne – menu programu NS-SOD podzielone tematycznie pozwala w szybki sposób poruszać się po programie. Dla wielu funkcji poniżej menu znajdują się przyciski szybkiego dostępu. Zatrzymanie kursora myszy nad przyciskiem powoduje wyświetlenie podpowiedzi, z którą opcją menu jest skojarzony dany przycisk. Podpowiedzi te wyświetlane są także w linii statusu. Menu (wraz z klawiszami szybkiego wyboru) oraz wygląd okna każdy użytkownik może dostosować do własnych potrzeb.

[2] Baza danych
Baza danych – nazwa bazy, z którą obecnie współpracuje program . Podczas logowania następuje wybór bazy danych która ma strukturę umożliwiającą pracę z aplikacją. Możliwa jest praca z kilkoma rodzajami serwerów baz danych (najbardziej popularnymi na świecie).

Program może współpracować z baz danych SQL : FireBird, MS SQLSerwer, Oracle.

[3] Skrzynki spraw, korespondencji i pism
Skrzynki spraw, korespondencji i pism – służą do zarządzania i pracą ze sprawami, korespondencją oraz pismami, które zostały przekazane (zadekretowane) do pracującego w systemie użytkownika. Normalna praca w systemie sprowadza się przede wszystkim do obsługi przez użytkownika poszczególnych skrzynek.

Po wybraniu odpowiedniej skrzynki dostępne są poszczególne elementy skrzynki. Każda skrzynka w zależności od jej roli posiada określoną funkcjonalność.

[4] Wybrana skrzynka
Przykładowo skrzynka bieżących pism służy do pracy z pismami. Dostępna funkcjonalność pozwala na: – przekazanie pisma dalej, do innego pracownika – ukrycie pisma, czyli przekazanie do skrzynki pism ukrytych – zwrócenie pisma, gdy uznamy, że pismo było źle przekazane – edycja pisma, czyli naniesieniesie zmian i utworzenie jego nowej wersji. Poprzednia wersja jest dostępna jest pamiętana i można zawsze ją przeglądnąć – zatwierdzenie pisma do przekazania na zewnątrz.

[5] Szczegóły elementu skrzynki
Skrzynka realizowanych spraw służy do pracy z bieżącymi sprawami. Dostępna funkcjonalność pozwala na: – przekazanie sprawy wraz z pismami i dokumentami dalej, do innego pracownika – zakończenie sprawy, czyli umieszczenie w skrzynce spraw zakończonych. Możliwe jest wznowienie sprawy, anulowanie i wstrzymanie na określony czas. – odrzucenie sprawy, gdy uznamy, że sprawa była źle przekazana, z uzasadnieniem decyzji – praca z dokumentami, załącznikami i pismami należącymi do sprawy, czyli edycja, zatwierdzanie pism, dodawanie nowych pism w realizowanej sprawie.

[6] Zakładki elementu skrzynki
Skrzynka spraw posiada informację o sprawie oraz o wszystkich jej etapach o ile użytkownik ma prawa do przeglądania jej wszystkich etapów. Informacje o sprawie pogrupowane są na zakładkach.

[7] Okienko komunikatora
Okienko komunikatora służy do szybkiej komunikacji z innymi pracownikami.

Komunikator, jak i inną funkcjonalność można ograniczać dla wybranych użytkowników, lub grup użytkowników np. ścisłego kierownictwa firmy lub instytucji.

[8] Linia statusu
Linia statusu – linia statusu ma charakter informacyjny i wspomagający pracę użytkownika. Linia statusu została podzielona na 4 panele zawierające kolejno informację o dacie; godzinie; panelu podpowiedzi oraz użytkowniku systemu. W pierwszym i drugim panelu wyświetlane są informacje o dacie i czasu systemowym komputera, które są podpowiadane przy wprowadzaniu nowych spraw i czynności. W trzecim panelu wyświetlane są podpowiedzi do aktualnie wykorzystywanych elementów programu. W dowolnym miejscu programu użytkownik uzyskuje w tym panelu jednozdaniową informację o wybranym elemencie.

[9] Informacja o użytkowniku
Informacja o użytkowniku – panel ten zawiera informację z identyfikatorem aktualnie pracującego użytkownika z programem. Na każdej sprawie, dokumencie, korespondencji dostępna jest informacja kto zarejestrował daną sprawę lub dokonał innych wpisów w systemie. Data wykonanie określonej czynności, jest synchronizowana i pobierana z serwera, dla wszystkich użytkowników.

Uprawnienia NS-SOD

Słownik użytkowników

Każdy użytkownik w systemie posiada swoje konto ( unikalny login ) , oraz hasło . Nie jest wymagane, ale zalecane , aby jednocześnie z zakładaniem konta w systemie zakładano użytkownika jako pracownika. Użytkownicy mogą posiadać prawo administratora . Jednocześnie występuje superuser z kontem ADM , który nigdy nie może być z systemu usunięty ( kontrola programowa )

---

Struktura organizacyjna – uprawnienia do widoczności spraw, dokumentów i korespondencji

Rysunek przedstawia budowaną dynamicznie strukturę firmy, instytucji lub urzędu. W ramach komórek organizacyjnych w tej strukturze muszą istnieć stanowiska indywidualne lub grupowe. Do stanowisk w komórkach przypisywane są osoby z kartoteki pracowników. Struktura organizacyjna firmy określa jednocześnie widoczność do spraw i dokumentów. Uprawnienia do widoczności mają strukturę hierarchiczną . Użytkownicy zdefiniowani na górze drzewa mają uprawnienia do przeglądu wszystkich spraw i dokumentów (tutaj PREZES) . Im niżej w strukturze tym uprawnienia są coraz mniejsze. Np. wykazani pracownicy działu finansowego mają wgląd jedynie w pisma i sprawy dotyczące działu finansowego, nie widzą dokumentów i spraw z innych wydziałów. Dzięki budowie dynamicznej można zbudować dowolną strukturę. Jeżeli zachodzi potrzeba, aby pracownik danego działu lub kierownik miał większy wgląd w dokumenty i sprawy, można nadać mu indywidualnie wyższe uprawnienia, niż wynikające ze struktury organizacyjnej. Nazwy stanowisk i jednostek organizacyjnych są definiowalne i mogą posiadać dowolną wartość.

W każdej komórce musi istnieć 1 stanowisko główne, gdyż ze względu na proces dekretacji spraw i dokumentów dokument musi zawsze trafić do konkretnej osoby. Gdy pismo lub sprawa dekretowana jest „do komórki” – to trafia właśnie do osoby głównej w komórce.

---

Uprawnienia do funkcji w systemie

Rysunek przedstawia okno definiowania uprawnień w systemie do funkcji i sposobu nanoszenia zmian w bazie danych. System został podzielony na szereg funkcji i każdemu użytkownikowi możliwe jest dodanie uprawnień do każdej z nich. Istnieje możliwość stworzenia kilku ról w systemie i przepisanie uprawnień identycznych dla poszczególnych pracowników za pomocą przycisku „Przepisz„.

Rejestracja dokumentów NS-SOD

Rejestracja dokumentów polega na określeniu etykiety dokumentu, oraz dołączeniu jego treści w postaci pliku lub kilku plików stanowiących integralną treść całego dokumentu. Każdy dokument rejestrowany w systemie musi wejść poprzez rejestr. System pozwala na definicję dowolnej liczby rejestrów. W przypadku dokumentów zewnętrznych będą to rejestry typu „kancelaryjnego” lub rejestry „podawcze”. Dla dokumentów tworzonych wewnątrz firmy lub urzędu bedą to rejestry wewnętrzne (wydziałowe lub rejestry indywidualne przypisane do pracownika).

Pierwsza faza rejestracji dokumentu sprowadza się do:

• określenia typu dokumentu
• określenia rejestru którym pismo wchodzi
• nadania nazwy pisma
• określenia klienta którego pismo dotyczy
• wybrania komórki i osoby do kogo pismo przekazać
• opcjonalnie określenia słownego opisu
• opcjonalnie określenia daty pisma i numeru dla pism zewnętrznych

Druga faza rejestracji dokumentu polega na załączeniu skanu lub dowolnego pliku który stanowi treść pisma. W przypadku gdy całość pisma będzie zawierać kilka skanów lub kilka plików – będzie to oczywiście dokument wieloplikowy.
Poniższa prezentacja służy do pokazania w skrócie na czym polega rejestracja pisma. W prezentacji nie uwzględniono wywołania kartoteki klientów, w celu wyboru klienta, oraz modułu do skanowania dokumentów lub załączania plików z dysku. W przypadku gdy do systemu załączone są pliki system posiada zaimplementowane metody drag @ drop.

Podczas prezentacji uruchomiony został moduł podsystemu przypomnień w celu nadania pismu dodatkowej funkcjonalności polegającej na przypominaniu o tym piśmie o określonym czasie.

Rejestracja spraw NS-SOD

Rejestracja spraw polega na zdefiniowaniu etykiety sprawy oraz numeru sprawy, dołączeniu dokumentów i jej dekreatacji (przekazania do realizacji) Każda sprawa złożona jest ze sprawy głównej, oraz jej etapów. Etapy są częściami sprawy głównej i zawsze musi wystąpić przynajmniej jeden jej etap.

Pierwsza faza rejestracji sprawy sprowadza się do:

• określenia typu sprawy – który może być związany z szablonem obiegu sprawy
• określenia nazwy własnej sprawy
• nadania numeru sprawy – za pomocą załączonego definiowalnego numeratora
• określenia klienta którego sprawa dotyczy
• określenia daty planowanego zakończenia i daty alarmowania o przekroczeniu terminu realizacji
• wybrania osoby odpowiedzialnej i nadzorującej całą sprawę
• opcjonalnie określenia słownego opisu

Druga faza rejestracji sprawy polega na:

• dekretacji sprawy do osoby realizującej (lub do siebie)
• dołączeniu dokumentów, które stanowią treść sprawy
• opcjonalnie przekazaniu notatki dot. sprawy dla osoby wykonującej etap sprawy

Poniższa prezentacja służy do pokazania w skrócie na czym polega rejestracja sprawy. W prezentacji nie uwzględniono wywołania kartoteki klientów, w celu wyboru klienta, oraz wywołania wglądu w swoje dokumenty, które są załączane do sprawy.
W rzeczywistym procesie rejestracji spraw, gdy typ sprawy związany jest z szablonem obiegu sprawy, następuje wypełnienie pól zgodnie ze zdefiniowanym typem sprawy. Ponadto w zależności od zalogowanego do systemu użytkownika, program podpowiada sposób dekretacji sprawy, terminy realizacji sprawy, oraz osoby nadzorujące i realizujące sprawę. Program analizuje umieszczenie pracownika w strukturze organizacyjnej i na tej podstawie ustanawia przełożonych jako osoby nadzorujące sprawy.

Podczas prezentacji uruchomiony został moduł podsystemu przypomnień w celu nadania sprawie dodatkowej funkcjonalności polegającej na przypominaniu o tej sprawie o określonym czasie. Wywołanie modułu systemu przypomnień nie jest oczywiście obligatoryjne w procesie rejestracji sprawy.

Cennik

W sprawie cennika prosimy o kontakt telefoniczny lub e-mail.

Demo

W celu uzyskania wersji demo prosimy o kontakt telefoniczny lub e-mail.